Powszechną praktyką w prowadzeniu działalności gospodarczej jest podróż służbowa. Nic w tym dziwnego, ponieważ praktycznie każdy przedsiębiorca stara się utrzymać relacje z kontrahentami zarówno krajowymi oraz pochodzącymi z innych krajów.
Aby zaliczyć wydatki podczas prowadzenia działalności gospodarczej do kosztów przedsiębiorstwa konieczne jest udokumentowanie wszelkich wydatków poniesionych podczas odbywania podróży służbowej.
Jednym z takich dokumentów może być np. jednorazowy bilet dokumentujący przejazd autostradą płatną. Bilet ten powinien być wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozowych kolejami, taborem samochodowym, statkami pełno morskimi, statkami transportu żeglugi śródlądowej, promami, samolotami oraz śmigłowcami. Do kosztów podróży służbowej może zostać zaliczone również paliwo, gdy jest ona realizowana przy pomocy samochodu. W takim przypadku również konieczna będzie faktura. Za pomocą tego dokumentu należy udokumentować również noclegi krajowe i zagraniczne, udział w targach, szkoleniach.
Co ważne, wydatków związanych z wyżywieniem nawet w wypadku wystawienia faktury nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponieważ noszą one miano wydatku prywatnego. Przedsiębiorca może jednak naliczyć sobie tak zwane diety i to je ująć w kosztach.